Personalpolicy & Uppförandekod

Denna personalpolicy syftar till att övergripande beskriva Tunstalls grundläggande värderingar, mål och aktiviteter för att attrahera, behålla och utveckla medarbetare. Personalpolicyn skall stödja både verksamhetens mål och individens behov genom ömsesidig lyhördhet, förståelse och respekt.

Policyn är en form av moraliskt åtagande som skall borga för trygghet och kontinuitet i förhållande mellan arbetsgivare och medarbetare, och ta till vara både individens och arbetsgivarens intressen. Policyn gäller inom all verksamhet som Tunstall bedriver i Sverige, Danmark och Finland.

Mänskliga rättigheter

Tunstall stödjer och respekterar de tio principer avseende mänskliga rättigheter som finns i FNs Global Compact. Alla medarbetare på Tunstall ska behandlas med respekt och värdighet. Vi verkar för att alla medarbetare ska behandlas lika och ges samma möjligheter oavsett kön, etniskt eller nationellt ursprung, religion, ålder, sexuell läggning eller politisk uppfattning. För Tunstall är medarbetarnas hälsa en prioriterad fråga. Förutsättningar ska ges för att medarbetarna ska må bra både på jobbet och på sin fritid. Vi ska verka för en god arbetsmiljö inom företaget. Ohälsosamma fysiska och psykiska belastningar ska minimeras.

Medarbetare på Tunstall ska inte utsättas för någon form av mental eller fysisk bestraffning, hot eller trakasserier. Tunstall accepterar inte barnarbete eller andra former av obligatoriskt eller tvångsarbete och kommer att arbeta med våra leverantörer för att säkerställa detta bibehålls i vår leverantörskedja. Vi beskriver delar av vårt arbete med dessa principer mer utförligt längre fram i detta dokument.

Affärsetiska principer

Tunstalls affärsverksamhet världen över baseras på en hög etisk standard. Vi gör affärer inom ramarna för lagar, förordningar och internationella konventioner i varje land där vi är verksamma. Vi är pålitliga och ärliga i samspelet med våra kunder och lever upp till ingångna avtal och åtaganden. Våra kunder ska känna trygghet och vi strävar alltid efter att den gemensamma affären ska bli så framgångsrik som möjligt.

På Tunstall tolererar vi inte maktmissbruk, mutor eller korruption. Våra medarbetare ska inte engagera sig i aktiviteter som kan leda till intressekonflikter eller utnyttja relationer med kunder för egen vinning. I vårt umgänge med kunder, underentreprenörer, leverantörer och andra intressenter iakttar vi därför stor försiktighet om vi i kontakt- eller relationsfrämjande syfte erbjuder förmåner eller aktiviteter av olika slag.

Tunstall tar inte partipolitisk ställning. Vi ger inte ekonomisk eller annan typ av stöd eller hjälp till enskilda politiker eller politiska partier. Tunstalls medarbetare ska hålla information och affärshemligheter som rör Tunstall nuvarande och framtida affärsverksamhet strikt konfidentiellt.

Tunstalls Medarbetare

För att kunna uppnå våra mål och fullfölja våra uppdrag krävs kvalificerade och engagerade medarbetare som är mål- och resultatorienterade. Vår grundsyn är att våra medarbetare vill trivas, se resultat, och kan ta ett stort eget ansvar för sitt arbete.

Det är varje medarbetares ansvar att känna till och följa Tunstalls samtliga policys och riktlinjer i syfte att verksamheten bedrivs på ett enhetligt och korrekt sätt.

Tunstalls Chefer

Chefer på Tunstall förväntas, vid sidan av vad som gäller för övriga medarbetare, även arbeta målinriktat för att organisationen skall präglas av arbetsglädje, effektivitet och kontinuerlig utveckling. Detta innebär bland annat att chefer ska:

  • Skapa delaktighet och ger frihet under ansvar.
  • Uppnå mål och resultat.
  • Kommunicera tydligt och rakt.
  • Vara innovativa, tar vara på idéer och agerar som en förebild.

Som chef ansvarar man för organisationen och medarbetarna inom ansvarsområdet i alltifrån rekrytering, introduktion, prestation och utveckling. Chefen skall informera om gällande arbetssätt och tillämpning av policys och rutiner.

Psykosocial Arbetsmiljö

Våra chefer skall se till att medarbetare, i enlighet med AFS 2015:4 Organisatorisk och Psykosocial arbetsmiljö, känner till

  • vilka arbetsuppgifter de ska utföra,
  • vilket resultat som ska uppnås med arbetet,
  • om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur,
  • vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och
  • vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet.

Medarbetardialog

För att upprätthålla en effektiv och utvecklande dialog mellan chef och medarbetare arbetar vi på Tunstall med regelbundna avstämningsmöten. Utöver den löpande och dagliga dialogen avsätter vi regelbundet och återkommande tid för medarbetardialog i form av s.k. ”One-To-One” möten, där både chef och medarbetare ges möjlighet att följa upp måluppfyllelse, enskilda projekt eller mer omfattande arbetsuppgifter, viktigare beslut, prioriteringar av arbetsuppgifter, arbetsbelastning, arbetsmiljö, trivsel och liknande frågor. Även information från ledningsgruppsmöten, strategi, vision etc kan förmedlas och diskuteras. Detta ger oss tillfälle att utveckla både ledarskap och medarbetarskap. Samtalets längd och lämpligt intervall avtalas gemensamt, vi rekommenderar dock minst månadsvis avstämning, och gärna en återkommande kalenderbokning för bokningens skull. Som stöd för samtalet finns exempel på dokumentationsmall att tillgå i blankettarkiv på vårt intranät, denna är dock frivillig att använda och justera efter behov.

Jämställdhet & Diskriminering

Tunstalls övergripande målsättning är att vara en jämställd arbetsplats, där jämställdhetsarbetet skall ingå som en naturlig och integrerad del i all verksamhet. Diskriminering och kränkande särbehandling får inte förekomma på vår arbetsplats. Våra medarbetares lön, villkor, rättigheter, skyldigheter och möjligheter skall vara oberoende av kön, etnisk bakgrund, religion, sexuell läggning eller ålder. Specifikt betyder detta att vi följer och tillämpar gällande antidiskrimineringslagstiftning, såsom Diskrimineringslagen (2008:567), förbud mot olaga diskriminering enligt 16 kap. 9 § brottsbalken (1962:700) och förbud mot missgynnande behandling enligt 16 § föräldraledighetslagen (1995:584). Vi arbetar löpande med jämställdhetskartläggning och handlingsplan enligt 3 kap. 13 § diskrimineringslagen.

Rekrytering & Kompetensförsörjning

Att rekrytera nya medarbetare är en strategiskt mycket viktig uppgift, som kräver såväl kompetens som tid och vars resultat måste ses som en långsiktig och omfattande investering. I konkurrensen om arbetskraften ställs krav på oss som arbetsgivare, bl.a. genom jämställdhetslagen, diskrimineringslagarna, och våra kollektivavtal.

Sättet att sköta rekryteringsprocessen skapar hos de sökande en bild av hur Tunstall fungerar. Det är därför viktigt att sökande upplever rekryteringsarbetet som effektivt och professionellt.

Medarbetarnas kompetens, motivation, personlighet och värderingar är avgörande för vårt resultat och vår framtida utveckling.

Rekryteringsprinciper

I vår rekryteringsprocess arbetar vi med följande principer:

  • Rekryterande chef förankrar rekryteringsbehov med sin närmaste chef och alla beslut förankras på så vis genom ”Farfarsprincipen”
  • Vi respekterar och följer alla tillämpliga lagar, avtal och regler inom området.
  • Vi föredrar att om möjligt rekrytera personal med universitets- eller högskoleutbildning.
  • Vi involverar HR-avdelningen tidigt i processen för bevakning av omplaceringsmöjligheter, LAS-företräde, MBL-förhandling, val av rekryteringskanaler, avrop mot ramavtal, etc.
  • Vi tillämpar rekryteringsbonus enligt separat rutin vid behov, och uppmuntrar våra medarbetare att tipsa om kandidater som skulle passa in på Tunstall.
  • Vi efterfrågar utdrag ur belastningsregister i följande fall
    • vid rekrytering till befattningar som hanterar känslig eller sekretessbelagd information.
    • vid rekrytering till befattningar som besöker våra slutanvändare och/eller kunder.
    • då lag, avtal, föreskrifter eller kundavtal (t.ex. Kommentus) så föreskriver.
    • där informationen bedöms vara relevant för bedömningen av en kandidat.
  • Vi undviker i största möjliga mån att rekrytera familjemedlemmar till redan anställda, förutom vid korta och tillfälliga anställningar, t.ex. sommarjobb, tidsbegränsade projekt eller liknande.
  • Vi anställer gärna medarbetare med olika bakgrund och arbetar aktivt för att förebygga diskriminering.
  • Vi rekryterar gärna kandidater som delar våra värderingar, som trivs och passar in i vår företagskultur, och som kan hjälpa oss att utveckla vår arbetsplats.
  • Vi ser till att alla anställda på Tunstall kan förena yrkesliv, föräldraskap och privatliv i övrigt.
  • Vi ser ett tydligt samband mellan fysisk/psykisk hälsa och arbetsprestation, och uppmuntrar därför kandidater med idrottsbakgrund eller bakgrund inom föreningsliv och liknande att söka våra tjänster.
  • Vi introducerar och utvecklar varje medarbetare så att hon/han kan utföra sina nuvarande och framtida arbetsuppgifter.

Intyg och bakgrundskontroller i samband med rekrytering

Tunstall tar rekryteringsprocessen på allvar. Vi vill säkerställa kvaliteten i vår process både för kandidat, för oss och våra kunder. Tunstall arbetar med skyddade personuppgifter och har höga krav vad gäller  personlig integritet och informationssäkerhet. Därför genomför vi bakgrundskontroller som en del i vår rekryteringsprocess. Detta görs endast på slutkandidater.

För anställning krävs:

  • Utdrag ur belastningsregister.
  • Kreditupplysning (för tjänster inom ekonomi/finans samt ledningsgrupp.)
  •  
  • I normalfallet kopior på utbildningsintyg, betyg från gymnasium/högskola/universitet, anställningsintyg. Kopior på dessa kan laddas ner från antagning.se
  • I förekommande fall kopia på anställningsintyg/-betyg från tidigare arbetsgivare.
  • Personal som skall köra i tjänsten skall inneha och kunna uppvisa giltigt körkort.

Uppgifter från Belastningsregister
Om kandidat har några anmärkningar i belastningsregistret kommer rekryterande chef/HR att diskutera dessa med personen ifråga. Vi gör en bedömning utifrån befattning och arbetsinnehåll i varje enskilt fall.
Efter att kandidat uppvisat utdraget för oss kommer det att, beroende på kandidatens önskemål, antingen att återlämnas till kandidaten alternativt makuleras.
Vid eventuell anställning kommer vi att notera att kandidaten uppvisat utdrag ur belastningsregistret och att eventuell kreditupplysning genomförts i vårt personalhanteringssystem. Vi registrerar inte vad som angetts i dessa utdrag, bara att själva kontrollerna är genomförda.

Noteringar ifrån referenstagning samt kopia på utbildningsintyg och anställningsintyg/-betyg från tidigare arbetsgivare sparas i personalmapp hos HR. Dessa uppgifter kommer att sparas så länge avtalsförhållandet består och därefter i högst 10 år med hänsyn till regler om preskription. 

Integritetspolicy
Läs gärna mer om hur Tunstall  hanterar personuppgifter på hemsidan: http://www.tunstall.se/

Har du en förfrågan om hur personuppgifter hanteras skall du skicka denna till personuppgiftsansvarig på gdpr@tunstallnordic.com.

Introduktion

Nya medarbetare och inhyrd personal introduceras till arbetsplatsen och arbetet fr.o.m. första anställningsdag utifrån intern Checklista för introduktion. Närmsta chef ansvarar för att introduktionen blir gjord samt följer upp att den har varit tillräcklig. I introduktionen ingår genomgång av bl.a.

  • arbetstagarens egna arbetsuppgifter,
  • hur verksamheten fungerar i stort,
  • vilka risker som finns i verksamheten,
  • hur man undviker de risker som finns i verksamheten,
  • vem arbetstagaren kan vända sig till i arbetsmiljöfrågor,
  • på vilket sätt arbetstagaren ska rapportera om risker i arbetsmiljön.

Lön och medarbetarsamtal

På Tunstall tillämpar vi individuell lönesättning, och lönen skall spegla medarbetarens kompetens, arbetsresultat, ansvar och utveckling. Oavsett kön, ålder, sexuell läggning, etnisk och religiös bakgrund eller liknande skall lönen vara kopplad till individens resultat och prestationer. En förutsättning för individuell lönesättning är att strukturerade medarbetarsamtal genomförs enligt rutin kring medarbetarens individuella mål, prestation och utveckling.

Månadslönen utbetalas samma månad som den avser. Eventuella avdrag och tillägg regleras i efterskott. Exempel: Om man börjar sin anställning den 1 januari betalas lönen ut den 25 januari. En eventuell avvikelse under januari, i form av frånvaro etc. redovisas på februaris utbetalning. Undantag från denna regel är långtidsfrånvaro som oftast brukar regleras direkt i innevarande månad.

Kompetensutveckling

Kompetensutvecklingen skall bidra till att Tunstalls mål på lång och kort sikt uppnås samt att verksamheten utvecklas utifrån nuvarande och framtida behov. Medarbetarens behov och önskemål om kompetensutveckling skall tillgodoses i så stor utsträckning som möjligt, under förutsättning att dessa sammanfaller med verksamhetens behov och medarbetarens arbetsuppgifter.

Alkohol och droger

Tunstall skall vara en alkohol- och drogfri arbetsplats samt verka för en nykter arbetsmiljö. Detta innebär ett absolut förbud för medarbetare att vara påverkade av eller bruka alkohol och droger på arbetsplatsen, och att måttlighet och sunt förnuft skall råda i samband med gemensamma tillställningar och representation.

Mutor

Mutor är på inga sätt tillåtna i vår verksamhet. Vi har för ändamålet en separat Policy mot mutor, och vi säkerställer att samtliga medarbetare tagit del av och förstått denna. Vi följer även Institutet Mot Mutors Näringslivskod.

Tvångsarbete, barnarbete & människohandel

Tunstalls verksamhet uppfyller kraven i lagstiftningen i UK; ”Modern Slavery Act 2015”. Detta innebär att ingen form av tvångsarbete, ofrivilligt arbete, arbete utan ersättning, barnarbete eller människohandel tolereras, varken på Tunstall eller hos någon av våra leverantörer eller samarbetspartners.

Whistleblowerpolicy

Tunstall strävar efter att bedriva verksamhet och göra affärer på ett ärligt och rakt sätt. Vi är därför öppna för varje anställd som vill anmäla att eventuella överträdelser kan ha ägt rum.

Vi anser att det är vår plikt att göra allt vi kan för att minimera risken för misskötsel inom vår organisation samt att så snabbt som möjligt agera när vi upptäcker brister. Genom att uppmuntra till en öppen och ansvarstagande företagskultur är vi övertygade om att vi kan förebygga tidigare nämnda situationer.

Vi förväntar oss att alla anställda arbetar utifrån våra policys, samt rapporterar all sådan misskötsel på arbetsplatsen som gör att vi som en organisation inte lever upp till lagar, förordningar, kollektivavtal, företagspolicys, principer eller värderingar.

Alla våra medarbetare skall känna sig trygga och veta att de kan framföra angelägenheter som rör Tunstall utan rädsla för negativt bemötande. Våra anställda skall känna att deras anmälningar blir tagna på allvar samt att de hanteras professionellt och konfidentiellt.

Varje medarbetare har därför rätt att utan några som helst efterverkningar, och om så önskas anonymt, rapportera misstanke om allvarliga regelbrott till CEO, CFO, HR Manager, Extern Revisor (KPMG), eller Group Compliance Manager UK, för vidare hantering av ärendet. Om man som medarbetare av någon anledning inte vill eller kan rapportera problemet direkt till någon i företaget kan man vända sig till Safecall - en oberoende, extern rapporteringstjänst där alla samtal behandlas konfidentiellt. (tel. 08-50 252 122).

Arbetsmiljö

På Tunstall arbetar vi systematiskt för en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Grunderna för arbetet ligger i Arbetsmiljölagen och föreskrifterna från Arbetsmiljöverket, framförallt Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). Arbetsmiljöarbetet leds av en skyddskommitté, men alla medarbetare uppmuntras att verka gemensamt i det dagliga arbetet för att åstadkomma ständiga förbättringar med syfte att uppnå en hälsosam och säker arbetsmiljö. Våra chefer är utbildade i arbetsmiljöfrågor. Vi har en tydlig Arbetsmiljöpolicy, och en egen Arbetsmiljöhandbok som beskriver i detalj hur vi arbetar i samverkan med medarbetare, företagshälsovård, och granskande instanser såsom Arbetsmiljöverket.

Miljö

De stora miljövinsterna med verksamheten på Tunstall uppstår när vi hjälper våra kunder att effektivisera, modernisera och automatisera sin verksamhet och sina processer. Det kan handla om alltifrån besparingar gällande miljöpåverkande transporter till minskad materialförbrukning och klimatvänliga materialval.

Våra medarbetare ska ha insikt om miljöns betydelse och verka för att följa internationella och nationella miljömål. Medarbetarna på Tunstall ska även bidra med sin kunskap och tillsammans med våra kunder göra val som bidrar till en hållbar utveckling. Verksamheten på Tunstall, från idé till utförande, planeras och styrs med avseende på kvalitet och miljö. Tunstall bedriver även ett arbete för att minimera vår direkta miljöpåverkan i de egna kontorsmiljöerna och när vi reser. Vi är certifierade enligt ISO 14001.

Informationssäkerhet

Som anställd på Tunstall Nordic har man en skyldighet att skydda och förvara företagets informationsresurser på ett korrekt sätt så att de inte hamnar i orätta händer. Särskilt gäller det känslig information som t.ex. personuppgifter, avtal och mjukvarukod som tillhör företaget. Alla anställda ska känna till och ta del av företagets dokumenterade informationssäkerhetspolicys, regler och riktlinjer som förklarar hur man ska hantera företagets resurser. Ser man avvikelser som grovt bryter mot dessa regler ska man se till att informera sin  närmsta chef eller säkerhetsansvarig på företaget. Ledningen kräver att alla anställda tillämpar informationssäkerhet i enlighet med organisationens fastställda policyer och rutiner.

Ansvar & Efterlevnad

Det är varje ledare på Tunstall ansvar att se till att både innehållet och andan i detta dokument kommuniceras, förstås och efterlevs inom organisationen och av Tunstall samarbetspartners och kunder. Ansvaret är en fråga för koncernledningen och ledningen på alla nivåer fram till medarbetarna. Ledare inom Tunstall ska föregå med gott exempel och visa vägen.

Efterlevnaden av uppförandekoden följs fortlöpande upp som en naturlig del av den vanliga verksamheten. Upprepade avvikelser från uppförandekoden kan leda till lämpliga korrigerande åtgärder.

Korrigerande åtgärder

Som arbetstagare är det viktigt att man följer interna etablerade och kommunicerade riktlinjer och policys såväl som nationella lagar. På Tunstall anser vi att det är viktigt att vara tydlig och konsekvent mot arbetstagare som agerar felaktigt gentemot interna och externa regelverk.

Vi informerar därför våra medarbetare om vilka regler och policys som måste efterföljas och vidtar korrigerande åtgärder vid eventuella avvikelser. Avvikelser kan t.ex. vara avsteg från interna säkerhetsförordningar, informationssäkerhetspolicys och regelverk, hot, diskriminering av personal eller vid regelrätta lagöverträdelser.

Första steget är oftast en verbal tillrättavisning och erinran om rättigheter och skyldigheter i anställningsavtal, policys och regelverk. Om inte agerandet inte upphör så kan ett näst steg vara skriftlig tillrättavisning där det poängteras att det specifika beteendet inte är accepterat och att fortsatta avvikelser exempelvis kan leda till avstängning från arbetsplatsen eller till att anställningen upphör. Fortsätter beteende trots det kan medarbetaren komma att bli uppsagd eller avskedad från anställningen. Lagöverträdelser kan också föranleda polisanmälan och krav på skadestånd.